Ordnung im Büro II – Wiedervorlage und digitale Ablage

Wenn nun der Schreibtisch typgerecht organisiert ist: was geschieht mit den abzulegenden, mit den terminisierten Unterlagen?

 

  • Welches Ordnungssystem passt für mich (und die von mir betreuten Personen) für terminisierte Vorgänge (Pultordner Jänner-Dezember und Pultordner 1 – 31 oder ein Hängesystem?)

„Aus Angst, eine Arbeit zu vergessen, lassen wir vieles auf dem Schreibtisch liegen“

 

Ein gutes – physisches oder virtuelles – Wiedervorlagesystem

  • lässt mich keine Arbeit vergessen
  •  hilft mir, die Arbeitslast aus den Augen zu bekommen
  • verschafft mir einen Überblick und
  • macht mich zum „Leertischler“

 

 

Was benötige ich für ein physisches Wiedervorlagesystem?

3 oder mehr Briefkörbe

Briefkorb „EIN“

  • Inhalt aus der Wiedervorlage des aktuellen Tages
  • Eingangspost
  • Sämtliche Schriftstücke von Kollegen/innen, Mitarbeitern/innen, Chefs/innen

 

Briefkorb „AUS“

  • Ausgangspost
  • Alles, was abzulegen ist
  • Informationen an Kollegen/innen, Mitarbeiter/innen, Chefs/innen…

 

Briefkorb „LESEN“

  • Alles, was nicht sofort gelesen werden muss (z.B. Zeitschriften, Rundläufe)

 

Was benötige ich für die – physische – Wiedervorlage?

  • Eine Hängeregistratur mit Mappen (die im Schreibtisch eingebaut ist oder auch als Box auf den Tisch gestellt werden kann).

Oder

  • einen/mehrere Pultordner

 

 

 

 

 

 

 

 

Mögliches Einteilungssystem:

Tagesmappen 1 – 31
Monatsmappen Jänner bis Dezember
Projektmappen

Und, nachdem viele von uns hauptsächlich an unserem virtuellen Schreibtisch arbeiten, hier auch die Variante für die digitale Wiedervorlage:

Für die Wiedervorlage von Mails bietet sich die Outlook-Funktion „Zur Nachverfolgung“ nach der eigenen Farben-Systematik an.

Ein Beispiel aus Outlook 2010:

 

Das Mail scheint nun im eigenen Kalender auf und kann dort auch direkt aufgerufen oder auch an einen anderen Tag verschoben werden.

Wenn nun der Vorgang abgeschlossen ist und abgelegt werden soll, welches Ablagesystem bietet sich nun an?

Dazu mehr in den nächsten Praxistipps!

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